В 2023 году оформление путевых листов перевели в цифровой формат. Эта возможность появилась в сентябре – теперь достаточно сформировать один документ, даже если запланировано несколько разных рейсов в течение дня (на одного водителя).

Составлять путевой лист обязаны все индивидуальные предприниматели и юридические лица, деятельность которых связана с грузоперевозками и/или пассажирскими перевозками. То же относится к фирмам, предоставляющим транспортные средства в аренду (вместе с экипажем). Если арендуется только автомобиль, обязанность за наличие путевого листа возлагается на арендатора.

В 2023 году в порядке оформления документа произошло несколько изменений:

1. 03.2023 г. Согласно Приказу Минтранса №390 от 28.09.2022 г. теперь необязательно в путевой лист вносить наименование и номер документа. Исключение составляют случаи, когда его используют для подтверждения расходов. Также отменили ведение журнала учета путевых листов. Информацию о собственнике транспорта заменили на сведения о компании, предоставившей документ
2. 02.2023 г. Согласно Приказу ФНС №ЕД-7-26/116@ от 17.02.2023 г. был утвержден новый формат путевого листа – электронный. Теперь можно подготовленный документ отправлять контрагентам через системы ЭДО (электронный документооборот). Одновременно ввели обязанность операторов ЭДО передавать сведения в ГИС ЭПД. Подписывать документы в цифровом формате положено при помощи квалифицированной или неквалифицированной усиленной ЭЦП.
3. 09.2023 г. Согласно Приказу Минтранса №159 от 05.05.2023 г. в путевой лист требуется вносить сведения о СНИЛС гражданина, управляющего транспортным средством, и номер водительского удостоверения. Один документ будет действовать на все рейсы, завершенные внутри одного рабочего дня или на один многодневный рейс, если предполагается перевозка грузов/людей на одном транспорте, без перегрузки/пересадки на другой.

В электронном путевом листе стало проще корректировать сведения о водителях, марке или модели прицепа/полуприцепа, их регистрационных номерах. Также есть возможность вносить данные о предрейсовых и послерейсовых осмотров сотрудников, если с ними проводили дистанционные процедуры через телемедицинские технологии. При переходе на электронный документооборот важно заблаговременно закрепить новый формат в учетной политике организации.

При составлении отчетов по расходам ГСМ, фактически отработанному времени водителями нужно учитывать сведения, полученные из путевого листа. Именно этот документ является легитимным подтверждением перечисленного. Оформлять его обязательно нужно в соответствии с Приказом Минтранса №390 от 28.09.2022 г.

Внимание!

С 1 января 2024 года изменений по оформлению путевых листов нет.

Ответственность предприятий за нарушения работы с путевыми листами

Если организация, по характеру своей деятельности имеет обязанность оформлять путевой лист, но этого не делает, ее могут привлечь к административной ответственности. Согласно ст. 12.3 КоАП РФ водителей штрафуют на суммы до 500 рублей, а ответственных лиц, уже по ст. 15.11 КоАП РФ, до 5-10 тысяч рублей.

Также наказание возможно за отсутствие отметок о прохождении предрейсового осмотра. В такой ситуации ответственные лица и индивидуальные предприниматели штрафуются на суммы 15-25 тысяч рублей, а юридические лица – на 110-130 тысяч рублей. Отсутствии в документе сведений о ТО для водителя может обернуться штрафом в 3 тысячи рублей (для должностных лиц сумма выше, 5 тысяч рублей, а для юридических лиц и ИП – 30 тысяч рублей).